EVIDENCIAS RESOLUCIÓN 1111 DEL 2017

by Luz Marina Méndez Garcia

Propiedad Luz Marina Méndez García

Las evidencias que exige el decreto 1072 del 2015 y la Resolución 1111 del 2017 no se relacionan exclusivamente con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo sino que también tocan temas administrativos como contabilidad, gestión gerencial, calidad y medio ambiente.

En el Decreto 1072 de 2015, en el parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.12 se lee:

“Parágrafo 1. Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y en custodia del responsable del desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo”.

Es importante tener claridad sobre cuál es el formato original de cada documento: Físico, digital, intranet.

Para los documentos que requieren estar firmados por el representante legal y/o el responsable del SG-SST se recomienda imprimir los documentos, firmarlos y luego escanearlos para divulgarlos como es el caso de: 

• La política del Sistema de  Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Plan de Mejora.
• Plan de Trabajo Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo.

De igual manera se procede con las evidencias de divulgaciones, capacitaciones y entrenamientos impartidas a los trabajadores, se debe recolectar la evidencia y si se considera se puede digitalizar y guardar en medio magnético pero se debe conservar la evidencia original y dar cuenta de su origen y custodia, ejemplo:

• Registros fotográficos.
• Actas de reuniones del SG-SST en general, del COPASST y Comité de Convivencia firmadas.
• Formatos firmados de capacitaciones, charlas, entrenamientos.
• Vídeos.
• Procedimientos Operativos divulgados y firmados.
• Lecciones aprendidas divulgadas y firmadas.
• Evidencia e implementación de Programas de vigilancia epidemiológica.

Es importante que la custodia de toda la evidencia esté en manos del responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de manera organizada y actualizada y/o que este dé razón dónde se encuentra cada documento original, también es importante que se evidencie organización y coherencia en la documentación, por orden cronológico, por ciudad, por proyectos, etc.

Recuerde, este es un proceso sistemático y se debe demostrar que se está ejecutando por etapas, además el diseño No es como se ve sino cómo funciona.